Een teamworkshop organiseren: van idee naar een gerichte aanvraag
Je wilt een activiteit voor collega’s organiseren rond ademwerk, mindset of koude training. Hoe zorg je dat je een voorstel krijgt dat past bij je team? Begin met een korte omschrijving van het doel en de praktische randvoorwaarden.
Deze checklist helpt HR-medewerkers, teamleiders en organisatoren bij het voorbereiden van een aanvraag. Voor het aanbod van Hormesys bekijk je de workshop voor bedrijven in Limburg.
Begin bij het doel van de bijeenkomst
“We willen iets met vitaliteit” is nog breed. Wil je vooral een gezamenlijke ervaring, kennismaken met ademwerk of ruimte maken om over omgaan met uitdagingen te praten? Beschrijf wat deelnemers aan het einde van de bijeenkomst hebben gedaan of besproken.
Een concreet doel helpt om het programma te kiezen. Een workshop is geen garantie op minder ziekteverzuim en vervangt geen individuele zorg of een structurele aanpak van werkdruk.
Breng je team en de planning in kaart
- Aantal deelnemers: geef een realistische schatting en vermeld of die nog kan veranderen.
- Datum: noem de voorkeursdatum en eventueel een alternatief.
- Beschikbare tijd: tel ontvangst, omkleden, pauzes en vertrek mee in je planning.
- Ervaring: geef aan of het team eerder een vergelijkbare activiteit heeft gedaan.
- Contactpersoon: spreek af wie vragen verzamelt en afspraken bevestigt.
Bespreek hoe deelnemers vooraf informatie krijgen en hoe vragen over geschiktheid vertrouwelijk bij de begeleider terechtkomen. Verzamel daarvoor geen medische gegevens in een groepsdocument.
Op welke locatie wil je de workshop organiseren?
Noem de gewenste plaats en geef aan of je al een locatie hebt. In plaats van te veronderstellen dat iedere ruimte geschikt is, vraag je welke voorzieningen nodig zijn voor het voorgestelde programma.
Denk aan ruimte voor oefeningen, privacy, bereikbaarheid en eventuele omkleedmogelijkheden. Bij koude training moet de organisator de benodigde voorzieningen en uitvoerbaarheid vooraf met de begeleider afstemmen. Een locatie of onderdeel is pas bevestigd wanneer daar afspraken over zijn gemaakt.
Vraag een voorstel met duidelijke grenzen
Een bruikbaar voorstel maakt zichtbaar:
- welke onderdelen in het programma zitten;
- hoe lang de bijeenkomst duurt;
- wat de begeleider en de organisatie elk regelen;
- wat de totaalprijs is en wat daarbij is inbegrepen;
- welke afspraken gelden als deelnemersaantal of planning verandert.
Zo kun je intern een keuze maken zonder aannames over vervoer, materialen, catering of begeleiding. De prijs van een Hormesys teamworkshop is op aanvraag; het voorstel hangt af van de besproken invulling.
Voorbeeld van een eerste aanvraag
Je kunt deze opbouw gebruiken en de gegevens aanpassen aan je eigen situatie:
We zoeken een workshop voor ongeveer [aantal] collega’s in [plaats]. Ons doel is [doel]. We denken aan [datum] en hebben ongeveer [tijd] beschikbaar. We hebben [wel/geen] locatie en willen graag weten welk programma mogelijk is, wat we zelf moeten regelen en wat de totale kosten zijn.
Je hoeft nog niet alles te weten. Geef duidelijk aan welke punten openstaan, zodat die in het eerste gesprek aan bod kunnen komen.
Veelgestelde vragen
Moet het hele team vooraf ervaring hebben?
Vermeld het ervaringsniveau bij je aanvraag en bespreek welk programma daarbij aansluit. Ga niet uit van dezelfde voorkeuren of mogelijkheden voor alle collega’s.
Is een open workshop hetzelfde als een bedrijfsworkshop?
Een open workshop heeft een aangekondigde datum en locatie. Bij een bedrijfsaanvraag bespreek je eerst de gewenste invulling voor je eigen groep.
Wie is de begeleider bij Hormesys?
Je bespreekt de mogelijkheden met Job Schoenmaeckers. Lees meer over zijn achtergrond en bekijk de bestaande bedrijfsreferentie op de bedrijvenpagina.
Bespreek de mogelijkheden voor je team
Stuur je workshopaanvraag met je doel, groepsgrootte, datum en locatie, of stel Job eerst een vraag via WhatsApp.
